…Mój kolega niedawno kupił samochód. Konieczna była rejestracja i wizyta w Wydziale Komunikacji. Jak mówił: długa kolejka i napięta atmosfera była widoczna od razu. Zanim dotarł do okienka minęło ok 2 godzin. Przy okienku okazało się, że brakuje jednego dokumentu. Nic nie załatwił.
Następnego dnia ustawił się w kolejce na kolejne kilka godzin...
To niestety częsty obraz procesu rejestracji pojazdów. Faktem jest, że coraz częściej stosuje się systemy kolejkowe, które eliminują napięcie w oczekiwaniu na swój numer, jednak nie minimalizują czasu na sam proces rejestracji i nie usprawniają obsługi petenta.
- Jak to zrobić?
- Czy jest możliwe, aby petent przyszedł przygotowany do Wydziału Komunikacji z kompletem dokumentów?
- Czy jest możliwe, aby na nurtujące go pytania mógł uzyskać odpowiedź wcześniej?
- Czy jest możliwe, aby do okienka rejestracyjnego już za pierwszym razem przyszedł z blankietem wpłaty?
Odpowiedzią jest Asystent Rejestracji Pojazdów (ARP)
Asystent Rejestracji Pojazdu to przygotowany w technologii HTML konfigurator procesu rejestracji pojazdu. Proces podzielony jest na 5 kroków funkcjonalnych. W każdym z kroków dostępne są odpowiednio dobrane parametry konfiguracyjne umożliwiające dokładne określenie potrzeby petenta oraz określenie wszystkich informacji niezbędnych do prawidłowego przygotowania i skompletowania dokumentów
Poszczególne kroki to:
- określenie celu i pochodzenia pojazdu
- dane właściciela pojazdu
- dane pojazdu
- spis dokumentów, które należy dostarczyć do Wydziału Komunikacji
- podsumowanie z możliwością wydruku wypełnionego wniosku
- wypełnionego blankietu opłat
- listy dokumentów potrzebnych do przeprowadzenia procesu rejestracji
Dodatkowym usprawnieniem są przygotowane mechanizmy pomocy umożliwiające zapoznanie się ze szczegółowym opisem każdego z pól oraz przykładowymi wzorami dokumentów (np. świadectwo homologacji, umowy kupna sprzedaży, dowód rejestracyjny, itp.).
Korzyści z wdrożenia Asystenta Rejestracji Pojazdów
- zmniejszenie kolejek i zbędnej pracy Wydziału Komunikacji w zakresie weryfikacji kompletności dokumentów
- usprawnienie obsługi petentów w zakresie rejestracji pojazdów
- wyeliminowanie zbędnych wizyt w Wydziale Komunikacji oraz siedzibie banku
- budowanie pozytywnego wizerunku instytucji nowoczesnej i kreatywnej
- dostarczenie nowoczesnego i zaawansowanego technologicznie narzędzia wspomagającego pracę pracowników Wydziału Komunikacji
- dostarczenie narzędzia innowacyjnego, zastosowanego po raz pierwszy wśród urzędów w Polsce (firma e-line przygotowała moduł rezerwacji terminów ślubu on-line z połączeniem z systemem stosowanym w USC Miasta Zielona Góra – informacje o tym wydarzeniu można było przeczytać na największych portalach informacyjnych w kraju)
